In totaal 45 ambtenaren hebben de laatste maanden ervaren hoe het is om naast hun huidige baan een adviesopdracht uit te voeren in het bedrijfsleven. Gemeentelijke kennis en ervaring komt hierbij ten dienste van een bedrijf in de particuliere sector. Tegelijkertijd leidt opgedane kennis uit het bedrijfsleven tot verbeterideeën voor de gemeenten. Een driedubbele ‘win-win’ want degene die uiteindelijk het meest leert van de uitwisseling is de betrokken adviseur zelf!
Doelstelling van Peer to Peer
Peer to Peer (P2P) Advies is een initiatief voor professionals in de publieke sector. In dit programma treden ambtenaren uit gemeenten op als adviseur in bedrijven en maatschappelijke organisaties. Vanuit persoonlijke expertise gaan mensen aan de slag rond een specifieke vraag van de opdrachtgevende organisatie.
Het concept is er op gericht om vanuit een functionele vraag te leren; hierbij gaan werken en leren hand in hand. Er wordt op verschillende niveaus geleerd. De meeste betrokkenen nemen de uitdaging aan om eens iets totaal anders te gaan doen in een andere context. Dit geeft de gelegenheid een nieuw veld of vakgebied te verkennen. Bovendien is het leerzaam omdat een andere omgeving vraagt om het kijken vanuit een ander perspectief, dit zet aan tot reflectie op eigen kennis en carrière.
Naast deze inhoudelijke verdieping vraagt een andere rol (extern adviseur) en een andere werkomgeving ook om het inzetten van andere vaardigheden. Doordat mensen in een ander werkomgeving komen, leren ze nieuwe aspecten van zichzelf kennen. De opgedane ervaring in een andere organisatie levert vaak bruikbare kennis en inspiratie voor verbeter voorstellen in de eigen organisatie.
Ook voor de gastorganisaties is er winst. Zij worden geholpen met concrete adviesvragen. Vooral in het MKB en bij Stichtingen levert dit toegevoegde waarde. Immers, deze organisaties kunnen het zich veelal niet permitteren om adviseurs in dienst te nemen.
Peer to Peer is een idee van The Curious Network. Dit bureau is gespecialiseerd in het ontwikkelen van programma’s over leiderschap, ondernemerschap en adviseren, waarin leren en werken samengaan. P2P is gestart binnen het voormalige innovatieprogramma InAxis (Ministerie van BZK) en AVAKABO. Via de Vereniging van Gemeentesecretarissen (VGS) is het concept in gemeenteland geïntroduceerd.
Goed werkgeverschap als uitgangspunt
De VGS is met dit aansprekende concept aan de slag gegaan om invulling te geven aan goed werkgeverschap. Goed werkgeverschap betekent vroegtijdig anticiperen op strategische ontwikkelingen rond HRM en gemeentelijke arbeidsvoorwaarden. Het doel is dat gemeenten duurzaam als aantrekkelijke werkgever worden aangemerkt.
P2P geeft op metaniveau een handreiking om van ‘buiten naar binnen’ te leren wat goed werkgeverschap voor ambtenaren betekent. Vanuit de gemeentelijke praktijk bekeken geeft P2P via aansprekende projecten invulling aan het stimuleren van lef, ondernemerschap, nemen van verantwoordelijkheid, innovatie en het prikkelen van medewerkers.
Het Nieuwe Werken is momenteel een thema binnen veel gemeente. In Het Nieuwe Werken wordt gestreefd naar het creëren van een inspirerende werkomgeving waarin medewerkers door de organisatie gefaciliteerd worden om vanuit vertrouwen, vrijheid en verantwoordelijkheid te werken. P2P sluit naadloos aan bij deze doelstelling. Het gaat bij gemeenten bijvoorbeeld om de transitie van beheer (management) naar leiderschap.
Het proces
Het traject begint met een intake gesprek waarin globaal wordt gekeken of de leervraag van de deelnemer aansluit op het programma. Ook wordt gekeken naar de motivatie van de deelnemer. Daarnaast worden de wensen van de betrokken adviseur geïnventariseerd om te kijken of deze te matchen zijn met de openstaande of potentiële opdrachtportfolio.
Vanuit de metafoor van een adviesbureau met adviseurs gaat een groep van maximaal 15 mensen aan de slag. Het traject bestaat uit drie blokken met elk hun eigen focus. In het eerste blok staat het binnenkomen bij de klant centraal. Belangrijke competenties zijn: profileren, verbinding maken en durf of zelfvertrouwen. Immers, als deelnemer ga je adviseren over een gebied waar je geen inhoudelijke expertise hebt. Daarnaast richten de deelnemers hun kantoor op. Zij bepalen hoe ze elkaar gaan ondersteunen en op welke wijze zij met elkaar willen communiceren.
Adviseurs krijgen de uitdaging persoonlijke verwachtingen te exploreren en de groep gaat gezamenlijk aan de slag om een gemeenschappelijke visie op advies te formuleren. Vervolgens wordt de opdrachtportfolio besproken en adviesklussen verdeeld. Hierbij wordt niet alleen rekening gehouden met de wensen van de adviseurs, ook aan het eisenpakket van de opdrachtgevers wordt zo veel mogelijk tegemoet gekomen. Het idee achter deze tweedaagse is dat mensen vooraf zorgvuldig nadenken over invulling van hun traject en over hun rol en houding als extern adviseurs. De opdrachten komen uit het netwerk van The Curious Network, opdrachtgevers uit voorgaande trajecten zijn o.a.: Corus, Free Record Shop, Randstad, Kluwer, Hotelschool Den Haag, EWAC, Sanoma, stichting de Vrolijkheid.
Vervolgens gaan mensen aan de slag. De aard en duur van de adviestrajecten is heel divers. De trajecten duren gemiddeld ongeveer 3 maanden, de geleverde capaciteit en verdeling tussen huidige baan en het adviestraject wordt onderhandeld door adviseur en opdrachtgever. Adviseurs geven dus zelf vorm aan hun traject. Ook ten opzicht van het coachingstraject door The Curious Network nemen adviseurs zelf de regie.
Adviseurs kunnen ook steun van elkaar verwachten, tijdens de eerste 2-daagse wordt een ‘sociaal contract’ afgesloten; men helpt elkaar als dat nodig is. Kennisuitwisseling vindt vooral plaats via het informele circuit en in intervisie.
In het tweede blok gaan de deelnemers aan de slag met het verkennen van de achterliggende vraag bij de klant. Ook reflecteren de deelnemers op de resultaten tot nog toe en sturen zij zichzelf als groep bij. Centraal staan creativiteit, verdieping en samenwerken. De ervaring leert dat betrokken adviseurs zeer gemotiveerd aan de slag gaan met hun traject. In blok twee is de ervaring dat de energie van de adviseurs door de intensiteit van het proces (adviestraject versus eigen functie) wat afneemt. “De ambities waarmee adviseurs begonnen haalt hun als het ware in, mensen komen zichzelf hierin tegen” volgens coach GertWillem. Het inbouwen van groepsdynamica vormt een bewust onderdeel van het traject. De groep gaat door de vier fasen van groepsvorming namelijk die van forming, storming, norming en performing (Bruce Tuckman, 1965)
In het derde blok wordt het geleerde geoogst. De opdracht wordt afgesloten, maar de relatie met de klant moet worden behouden en het contact worden overgedragen. Ook nemen de deelnemers het geleerde mee terug naar de eigen organisatie. Onderliggende competenties zijn, leren leren en netwerken. Het succes kan nu worden gevierd, het netwerk met de opdrachtgevers moet behouden blijven en de ervaringen kunnen omgezet worden in leerervaringen.
Naast de opdracht en de leerblokken krijgen de deelnemers coaching op een persoonlijke leervraag en hebben zij intervisie. Gedurende de intervisies worden de opdrachten besproken.
Door reflectie komt persoonlijke ontwikkeling tot stand. Middels gerichte coaching op het ‘doorleven’ van deze inzichten, wordt betekenis gegeven aan drijfveren, dromen en competenties in verhouding tot de huidige werkplek.
Ervaring uit de praktijk
Con Bakker is Beleidsmedewerker bij de gemeente Hoorn. Zij heeft vorig jaar meegedaan aan P2P. Zij heeft het adviseurschap als volgt ervaren:
“Ik heb bij Young Works in Amsterdam gewerkt, dit is een bureau voor jongerencommunicatie. De opdracht was in het begin onduidelijk en mijn komst onverwacht, maar ik heb zelf initiatief genomen en samen met Young Works mijn opdracht ge(her)formuleert. Het bureau wilde beter leren aansluiten bij gemeente en regelgeving: Hoe kunnen wij ambtenaren overtuigen? Daarbij heb ik een advies geschreven.
Ik vond het leerzaam dat ik als volwaardig collega alles heb mogen meemaken. Ik ben bij een acquisitiegesprek geweest, heb meegeholpen bij een persconferentie over inzet van vroegtijdige schoolverlaters en heb onderzoek gedaan naar het probleem binnen Young Works. Achteraf gezien zijn de verschillen tussen het bedrijfsleven en de overheid niet zo groot als verwacht, beslissingen nemen gaat wel sneller (de politiek is eenvoudiger).”
Con geeft aan dat ze veel energie van het project heeft gekregen. Ze heeft ook diverse trucjes geleerd met betrekking tot contacten leggen, problemen oplossen, en (snel) vergaderen. “Mensen binnen gemeenten zijn vaak te ‘lief’ en ontzien elkaar soms te veel in plaats van eerlijk te zijn (het mag wel wat sneller en pittiger allemaal).” Con is met haar werkgever in gesprek gegaan over haar ervaringen en de verschillen met het bedrijfsleven.
Het samenkomen met “medeadviseurs” wordt door de meeste adviseurs als leerzaam ervaren. Het helpt om verhalen van anderen te horen over hun aanpak tijdens organiseren en faciliteren van hun opdracht, aldus Con. Bovendien helpt het als anderen ook hun mening geven over bepaalde zaken binnen een project. Een neveneffect is dat er (horizontale) verbindingen gelegd worden tussen gemeenten en ambtenaren. Er ontstaat een netwerk waarin vakinhoudelijke kennisuitwisseling tot stand komt.
De resultaten
Het uitvoeren van een advies opdracht naast een baan is een grote belasting voor de betrokken adviseur. Dit betekent dat de deelnemers duidelijk moeten communiceren over verwachtingen en goed moeten plannen om alles draaiend te houden. Mensen leveren in een adviestraject hun eigen kwaliteit, ze kunnen niets afschuiven op collega’s, leidinggevenden of de organisatie. Zij moeten regie nemen voor het eigen werk- en leerproces. Naast dit stuk persoonlijke effectiviteit, blijkt dat mensen veel leren rond persoonlijke profilering. Het jezelf neerzetten vanuit kracht en expertise.
Adviseurs hebben veel loyaliteit richting hun gemeente en zien de klus als een kans om de eigen gemeente verder te helpen.
Uitdagingen
Het is de uitdaging om de leercyclus tussen adviseur, de eigen gemeente en de lokale overheid in brede zin te sluiten. Dit kan sterker vormgegeven worden op een aantal niveaus:
- Adviseur versus eigen gemeente: er is tot op heden geen goed beeld of geleerde lessen die adviseurs meenemen uit een project, ook daadwerkelijk landen in de eigen gemeente. The Curious Network zou dit samen met VGS inzichtelijk kunnen maken, resultaten zullen een bijdrage leveren aan het valideren van de methoden.
- Adviesbureau versus de lokale overheid: collectief leren van wat de adviseurs hebben opgestoken; extraheren van relevante zaken voor alle gemeenten. Het extraheren van deze lessen kan georganiseerd worden door de VGS. Het A+O fonds gemeenten kan een rol spelen in het verder verspreiden van deze lessen.
- Betrekken van bedrijfsleven bij gemeenten: in kleinschalige bijeenkomsten kunnen ervaringen van opdrachtgevers en adviseurs over en weer gedeeld worden; die kunnen thematisch van aard zijn en door deelnemers zelf georganiseerd worden. Aan de orde kan bijvoorbeeld komen: hoe kan de overheid bedrijfsmatiger gaan werken?
Geleerde lessen
Les 1: Gemeente ambtenaren zijn geen ervaren adviseurs
Het voeren van een acquisitiegesprek, het verkennen van de klantvraag, het definiëren van een opdracht en het schrijven van een plan is geen eenvoudige opgaven. De vaardigheid die dit van de adviseurs vraagt heeft men in het begin onderschat. Vooral bij het werken met gemeente ambtenaren blijkt dit een specifiek aandachtspunt binnen P2P. Er zijn hierdoor een aantal opdrachtgevers afgehaakt, dan is het de uitdaging geschikte vervangende plekken te vinden.
De ervaring leert dat de opdrachten in MKB bedrijven en bij stichtingen het beste aansluiten bij de kennis en ervaringen van ambtenaren. Met goede begeleiding in de beginfase van het proces worden teleurstellingen voorkomen.
Les 2: Verwachtingsmanagement richting deelnemers en bedrijven
Om problemen rond het bovenstaande te voorkomen is het heel belangrijk alle partijen uitgebreid en continu te informeren en in contact te blijven. Ook het verwachtingsmanagement richting de adviseurs in de verschillende blokken is niet altijd goed gegaan Adviseurs hadden vooraf het idee dat de opdracht volledig voorbereid klaar zou liggen. In het traject wordt echter meestal uitgegaan van ‘leads’. Dit zijn vragen van de klant die nog moeten worden omgezet in een heldere opdracht en waarbij we ons nog moeten verkopen. Alleen klanten die al vaker zaken gedaan hebben met P2P verstrekken heldere opdrachten, omdat zij vertrouwen in de adviseurs hebben. Eigen initiatief is dus van groot belang in dit programma.
Les 3: ‘What’s in it for me?’
Voor bedrijf kan participeren binnen P2P heel waardevol zijn. Uit de praktijk blijkt dat bedrijven de kennis van ambtenaren graag inzetten om hun positie ten opzichte van de overheid en regelgeving te verbeteren. Voorbeelden hiervan zijn: wij verliezen aanbestedingen bij gemeenten hoe kan dat? of Help ons omgaan met regelgeving en bestuurlijke processen. Bovenstaande lijkt overigens met name ingegeven door de huidige marktomstandigheden.
Les 4: Een goed netwerk is cruciaal
Het valt niet altijd mee om steeds geschikte opdrachten te vinden. De huidige crisis speelt daarin ook een rol. Het plaatsen van ambtenaren in het bedrijfsleven is daarmee soms lastig.
Les 5: Ondersteuning van een relatieve buitenstaander is waardevol
Gemeenten zouden ook zelf P2P kunnen organiseren tussen gemeente en bedrijfsleven. De VGS ziet echter duidelijk de meerwaarde van The Curious Network als procesbegeleider. Het zit hem vooral in hun ervaring in de markt, hun netwerk, coaching tijdens terugkomdagen en steun voor adviseurs. Daarnaast geeft Frans Mencke van de VGS aan dat het zelf regelen ook kan zorgen voor onwenselijk belangenverstrengeling en integriteitvraagstukken.
Les 6: Afstand versus nabijheid
Kees Izelaar van The Curious Network geeft aan dat hij steeds meer geneigd is de metafoor van het adviesbureau door te trekken in zijn aanpak. In deze aanpak is het heel natuurlijk om de verantwoordelijkheid voor het leerproces bij de adviseurs zelf te leggen en te laten liggen. Het risico hiervan is dat je het oog op mensen verliest. Dat ze zich terugtrekken tussen de bijeenkomsten door, dat is uiteindelijk niet de bedoeling. Dit is een spanningsveld waarin Kees steeds zoekende is naar een goede balans tussen sturen en afwachten tot de ander met een vraag komt.
Deze aanpak ontleent hij aan een visie op begeleiden van hoogopgeleide professionals (kenniswerkers), die moet je niet directief sturen. En aan een visie op leren: een lerende is verantwoordelijkheid voor het eigen leren en kan die verantwoordelijkheid niet delegeren. Dus als een adviseur zich terugtrekt uit de communicatie, zich niet laat zien, bijvoorbeeld omdat hij/zij de hulpvraag niet durft te stellen, dan is dat een onderdeel van het leren en werken. Via coachingsgesprekken en in intervisie komt dat in het programma dan op tafel.
Voor de coach is dit een proces van streven naar de juiste balans tussen afwachten en ingrijpen. Een afwachtende begeleider heeft op de lange termijn positieve invloed op de leereffecten bij de deelnemer, maar deze stijl van begeleiden kan op de korte termijn onduidelijkheid en conflict opleveren. Een ingrijpende begeleider heeft op de korte termijn positieve invloed op duidelijkheid, sfeer en tevredenheid bij deelnemers. Op de lange termijn blijven zij afhankelijk van externe factoren (bijvoorbeeld structuur) in leren en werken, omdat zij verantwoordelijkheid afgeschoven hebben naar de begeleider/ leidinggevende.
Opschalen van het principe
De eerste groepen adviseurs hebben ervaring opgedaan met P2P. Dit is een goed moment voor VGS om een rondje langs de velden te maken om geleerde lessen en ervaringen op te halen bij de adviseurs, leidinggevenden van hen binnen de gemeente en bij de klanten van de adviestrajecten. VGS kan op deze manier inzicht krijgen in de meerwaarde van het initiatief en mogelijkheden voor opschaling verkennen. VGS wil een boek uitbrengen over goed werkgeverschap en dat onderwerp is het hoofdthema tijdens het aanstaande VGS-congres. Dat biedt mogelijkheden om meer te doen met de leerpunten uit het P2P-project. Ook gaat de VGS kijken of er een vervolg mogelijk is van het project: door te kijken of de deelnemers uit de eerste groepen begeleider kunnen zijn van nieuwe groepen. Inmiddels zijn er regionale mobiliteitsinitiatieven gestart. Ook dat biedt de mogelijkheid om P2P verder uit te rollen.
Meer weten
Voor meer informatie over Peer to Peer neem contact op met Aik van Eemeren van Vereniging Gemeente Secretarissen: Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien.