PwC organiseerde 27 januari een bijeenkomst waarop een twintigtal gemeentesecretarissen en een aantal Britse en Nederlandse PwC-adviseurs hebben gekeken of en hoe de Engelse aanpak op het gebied van reorganisaties ook in Nederland positieve effecten kan opleveren.

'Kunnen Nederlandse gemeenten hun voordeel doen met de Engelse ervaringen omtrent grootschalige transformaties van hun organisaties?' Deze vraag stond centraal tijdens de bijeenkomst. Net als hier in Nederland worden Engelse lokale overheden geconfronteerd met aanzienlijke financiële taakstellingen (in Engeland gemiddeld -27%), hogere eisen van burgers en toenemende complexe maatschappelijke opgaven zoals vergrijzing. Om dit enorme dilemma het hoofd te kunnen bieden, is gekozen voor een aanpak van grootschalige transformatie (zgn. ‘Transform method’). Met een door de centrale overheid gefinancierd programma, waaraan PwC als extern adviseur verbonden is, kunnen lokale overheden ondersteuning krijgen bij de zo noodzakelijke reorganisaties.

Ervaringen bij circa vijftig Engelse gemeenten hebben geleerd dat 13-17% efficiencywinst mogelijk is en daadwerkelijk gerealiseerd wordt zonder dat hiervoor (kern)takendiscussies gevoerd hoeven te worden. Daarvoor worden vier stappen genomen: ‘simplify’, ‘standardise’, ‘new internal operating models’ en ‘cross organisation shared services’. De essentie daarvan is dat Engelse gemeenten eerst zelf efficiencyvoordelen realiseerden voordat men ging samenwerken in gemeenschappelijk shared service centres.

In de onderstaande figuur zijn de vier stappen en de bijbehorende besparingsmogelijkheden schematisch weergegeven.

 

 

 

 

 

Belangrijke basis voor deze efficiencywinst is een compleet andere wijze van kijken naar en organiseren van taken en werkzaamheden in soortgelijke werkprocessen (het Engelse ‘process model’). Doordat lokale overheden hun interne organisatie op eenzelfde manier stroomlijnen wordt benchmarking makkelijker, kunnen best practices beter worden uitgewisseld en wordt samenwerking tussen gemeenten vereenvoudigd.

Samengevat betreft de Engelse aanpak van Transform de volgende aspecten:

• Bewezen efficiencywinst met 4 stappen –aanpak zoals hierboven weergegeven.
• Vereenvoudigen ambtelijke organisatie aan de hand van het Engelse ‘process model’.
• Diepgaande kwantitatieve analyse (‘fact based’) van de interne organisatie en objectieve vergelijking (benchmarking) met andere organisaties.
• Diepgaande kwantitatieve analyse van maatschappelijke opgaven zoals werkloosheid, bijstand en vergrijzing (‘city intelligence’).
• IT-oplossingen worden maximaal ingezet om processen te vereenvoudigen en organisaties efficiënter in te richten.
• Verandermanagement als integraal onderdeel van de aanpak om de complexe transitieprocessen met respect voor alle betrokkenen te doorlopen.
• Innovatieve dienstverleningsmodellen op basis van private public partnerships en regie vanuit de lokale overheid rondom complexe maatschappelijke opgaven.

Hoewel een één op één vergelijking niet aan de orde is en financiële taakstellingen van 27% hier in Nederland niet aan de orde zijn, zien de Nederlandse gemeentesecretarissen wel degelijk interessante aspecten in de aanpak van grootschalige transformaties volgens de Engelse methodiek. Deze bieden volgens hen inspiratie voor de opgaven in de eigen gemeenten en processen van intergemeentelijke samenwerking.

PwC Nederland kan bovenstaande aanpak eveneens toepassen bij ondersteuningsvragen van gemeenten omtrent besparingen en transformaties. Vanzelfsprekend wordt daarbij gebruik gemaakt van de leerervaringen en vergelijkingsgegevens uit Engeland.

Bij vragen over deze aanpak en/of het opvragen van achterliggende informatie kunt u contact opnemen met Peter Teunisse of Ron Dubbeldam (bereikbaar via nummer 08879-26773).