Leerpunten uit de VGS-bijeenkomsten over gemeenteraadsverkiezingen
Als aanvulling op de factsheet die we eerder opstelden, naar aanleiding van drie bijeenkomsten over het thema in Utrecht, Hoorn en Woudenberg.
Doorlopend:
* Afstemming met griffier en burgemeester door het proces is essentieel: om af te stemmen in onzekere tijden, maar ook om een taakverdeling te maken rond verkiezingsinformatie, ondersteuning van de formatie en het inwerken.
Fase 1: aanloop naar de verkiezingen
* Gemeenten gaan heel verschillend om met overdrachtsdossiers en documenten over de 'staat van de gemeente'. Ook de afzender kan verschillen: soms worden ze opgesteld onder verantwoordelijkheid van de secretaris, soms de burgemeester, soms het presidium. De neiging lijkt te zijn om minder uitgebreide, uitputtende dossiers te maken en meer digitaal (links naar bronnen) en vraaggericht te werken. Aandachtspunt is dat deze documenten bedoeld zijn om een gelijk speelveld te creëren waar dat er normaal tussen partijen (oppositie-coalitie, college-raad, nieuwe partijen) niet altijd is.
* In de aanloop naar de verkiezingen kunnen grote projecten of beleidsonderwerpen een eigen dynamiek krijgen. Of kleine onderwerpen kunnen extra opspelen. Je kunt dit maar beter voor zijn, door afspraken te maken (bijvoorbeeld ook over de inzet van communicatiemedewerkers bij uitingen die op het snijvlak tussen gemeentewerk en campagne liggen).
* Bereid ook vast screening van wethouders (en raadsleden?) voor. Leg capaciteit bij een bureau vast als je die gaat gebruiken. Overleg met burgemeester en griffier hoe de screening ingevuld wordt en wat je rol als secretaris is.
Fase 2: verkiezingen & coalitiebespreking
In deze fase kwamen we een grote diversiteit aan rollen tegen. Belangrijke vraag om te stellen is ˮVan wie ben je als secretaris?ˮ, ben je van het zittende (demissionaire) college, sowieso natuurlijk, maar ook van het nieuwe in wording? Sommigen laten het coalitieakkoord aan de griffie en de partijen over, anderen zitten met de pen klaar om het akkoord te schrijven.
* Let op: de verkiezingen vallen samen met het referendum en de controle op de cijfers en procedure wordt steeds preciezer. Ook op 21 maart zullen er een paar gemeenten in de aandacht komen omdat het tellen niet goed is gegaan of omdat er iets misging op het stembureau. Mogelijk komen er hertellingen. Een goede voorbereiding is ook hier het halve werk!
* Denk na over de start van de besprekingen: wordt er met alle partijen (al voelt het soms voor de buhne) een openbare start gehouden met een duidingsdebat of bij de burgemeester een gesprek georganiseerd met de gekozen partijen?
* Of je in het proces betrokken bent of niet, de meeste collega’s zorgen dat ze in ieder geval één keer bij de onderhandelaars aan tafel zitten om over de organisatie te praten en over welke opgaven en mogelijkheden (en beperkingen) daar liggen. Het helpt om dit ook voor de burgemeester op zijn/haar portefeuille te laten organiseren. Sommige gemeenten nodigen nog meer (externe) partijen uit om bij de onderhandelaars aan te schuiven – ondernemersverenigingen of woningbouwcorporaties bijvoorbeeld.
Fase 3: inwerken en teambuilding
* Variatie in de vormen van akkoorden (klassiek coalitieakkoord, raadsprogramma, procesakkoord, gedoogvarianten) ligt meer voor de hand wanneer er meer partijen komen en meerderheden lastiger zijn. Dit kan wat betekenen voor je bestuurlijke stabiliteit en de doorwerking in de organisatie. Een uitvoeringsprogramma of college-werkprogramma kan helpen om die helderheid te bieden.
* Inwerkprogramma’s worden heel verschillend georganiseerd. Sommige gemeenten gaan met de raad (en ook nog een keer met het college) voor een tweedaagse de hei op. Anderen laten het bij het beschikbaar stellen van een inwerkdossier. Als gemeentesecretaris is het vooral van belang zicht te hebben op het college, vooral waar portefeuilles wisselen of waar er nieuwkomers bij een zittend college aanschuiven. Daar is het goed om snel te werken aan een gelijk speelveld in kennis en netwerken.
* Bedenk hoe je Gemeenschappelijke regelingen en andere samenwerkingsverbanden betrekt bij het inwerkprogramma.
* Portefeuilleverdeling is natuurlijk aan de partijen zelf, maar een adviserende rol kan helpen om tot een goed bestuur te komen: bijvoorbeeld door het voorkomen van (te) grote machtsconcentratie op bepaalde domeinen, door checks en balances in te bouwen en door te bedenken wie er in regionale besturen zitten: vakwethouders of de wethouder financiën/burgemeester als 'eigenaar'.
* Het praktisch inwerken is ook van belang: het handboek voor wethouders uit Rotterdam (https://www.rotterdam.nl/bestuur-organisatie/college-van-benw/Handboek-college-2017-A5.pdf) werd als voorbeeld genoemd.
* Teambuilding is bij de meeste colleges integraal onderdeel van het inwerkprogramma. Vaak met persoonlijkheids- en teamprofielen en externe begeleiders. Desalniettemin is dit soms een moeilijke opgave. Daar kun je op een gegeven moment ook helder over zijn als het het werk belemmert (samen met de burgemeester).