header afbeelding onderzoek de gs als evenwichtskunstenaar

Leerkring en leertraject sturing van gemeenten

De opgaven waarvoor gemeenten voor staan nemen in complexiteit toe. Dat vraagt een krachtig lokaal bestuur en dito uitvoering. Gemeenten hebben de uitdaging om hun organisatie zo te ontwikkelen dat die aansluit bij wat er nodig is. Het gaat dan vooral om het zijn van een flexibele en responsieve organisatie die tegelijkertijd haar bedrijfsvoering en compliance ook op orde heeft. Maar welke sturing is hiervoor nodig? Hoe organiseer je dat en hoe speelt de gemeentesecretaris daarin een rol? Of het nu gaat over zelfsturende teams, opgavegericht werken of netwerkend werken. Rollen, posities en benodigde competenties veranderen.

Ondanks Covid 19 gaat de ontwikkeling van gemeentelijke organisaties door! VGS en haar kennispartners bieden een unieke mogelijkheid om met externe ondersteuning deze ontwikkeling te versterken. We bieden individuele ondersteuning maar brengen de ervaring van gemeenten ook bij elkaar in leerkringen. Op deze manier verbreden we de geleerde lessen. Dat doen we uiteraard digitaal waar nodig en fysiek als dat kan.

Wil je dus zelf aan de slag, maar met de steun van een ervaren organisatieadviseur? Dan heeft de VGS een unieke nieuwe leerkring voor jou! Onze kennispartners BMC, PwC / TeunisseAdvies en Rijnconsult faciliteren het traject. Een belangrijk deel van de kosten wordt gesubsidieerd door het ministerie van Binnenlandse Zaken via de VGS. Daarnaast vragen we deelnemende gemeenten om een bijdrage. Interesse? Lees hieronder meer en neem contact op met het VGS bureau.

De vraagstelling van dit traject is als volgt geformuleerd:

Hoe kunnen gemeenten nieuwe sturingsvormen het beste introduceren in hun organisatie en hoe beoordelen inwoners en/of partners de effecten daarvan?

De centrale vraag voor deze leerkring en het vervolgonderzoek verdelen we in de onderstaande deelvragen:

  1. Hoe is de context van de deelnemende gemeenten en welke concrete aanpak en interventies passen bij de introductie van de onderscheiden sturingsvormen?
  2. Hoe verhoudt de nieuwe sturingsvorm zich het beste tot de andere sturingsvormen in de organisatie?
  3. Welke effecten heeft de introductie van de nieuwe sturingsvorm?
  4. Hoe beoordelen inwoners en/of partners de effecten?

Bij (nieuwe) sturingsvormen denken we aan de volgende zes typen:

  • Project- en programmasturing;
  • Opgavesturing;
  • Resultaatsturing;
  • Zelfsturing;
  • Gebiedssturing;
  • Keten- en netwerksturing.

Lijnsturing hebben we niet als aparte vorm meegenomen, wetend dat vrijwel alle organisaties ook in meer of mindere mate deze vorm van sturing hanteren.

Korte omschrijving van het traject

Onze aanpak bestaat uit een eerste fase waarin de deelnemende gemeenten worden gekozen en de matching van de deelnemende gemeenten en de ondersteunende organisatieadviseurs wordt uitgevoerd. Daarna volgen er drie ronden van uitvoering met een gerichte aanpak in je gemeente en een gezamenlijke sessie om ervaringen uit te wisselen en te leren. Deze drie ronden worden afgesloten met een laatste fase die gericht is op het breder delen van de lessen en ervaringen. Hieronder lichten we deze stappen toe.


Stap 1. Start

In deze eerste stap gaan we op zoek naar zes of meer gemeenten die willen deelnemen aan de leerkring. In eerste instantie denken we aan deelnemers die al actief bezig zijn om een sturingsvorm te introduceren of te versterken.

Voorwaarden
Deelnemers aan de leerkring:

  • Zijn zelf al actief aan de slag met een sturingsvorm (introductie of versterking);
  • Hebben duidelijk één sturingsvorm geselecteerd voor dit traject en hebben daar een duidelijke motivatie bij;
  • Zijn bereid actief bij te dragen aan de bijeenkomsten om ervaringen uit te wisselen en van elkaar te leren;
  • Leveren een trekker en eerste aanspreekpunt voor dit traject.

Kosten
De kosten van deelname voor de gemeente bedragen € 16.650,- (excl. BTW en incl. reiskosten).

Ondersteuning
De ondersteuning van de kennispartners richt zich op een succesvolle introductie en implementatie van nieuwe sturingsvormen. De individuele ondersteuning van een gemeenten door de kennispartner is maatwerk maar omvat onder meer:

  • bijstaan van uw programmamanager of projectleider als klankbord;
  • mede organiseren van bijeenkomsten;
  • ondersteunen bij het opzetten en uitvoeren van een plan van aanpak;
  • ondersteunen bij een communicatiestrategie;
  • voeren van gesprekken met bestuur, directie, management en medewerkers;
  • tegenlezen van rapportages.

De kennispartners zorgen voor de verbinding van het individuele traject van de deelnemers aan het collectieve spoor in de leerkringen.

Intakegesprek
In de eerste fase vindt een intakegesprek plaats om tot een goede en passende aanvraag te komen. Mochten er meer deelnemers zijn dan kan overwogen worden met een tweede groep te werken. 

De organisatie
De kennispartners van VGS zijn BMC, Rijnconsult en PwC. Zij zullen de gemeenten ondersteunen bij de introductie en/of versterking van de nieuwe sturingsvorm. In de tekst hieronder stellen de drie bureaus zich voor. Juist omdat de drie bureaus verschillen kunnen we tot een optimale match komen.


Stap 2. Doen en leren

In de tweede stap wisselen we doen en leren af. De deelnemende gemeenten gaan, ondersteund door hun kennispartner, verder aan de slag met de introductie of versterking van een sturingsvorm. Na de eerste uitvoering is er een bijeenkomst om ervaringen uit te wisselen en van elkaar te leren. Die bijeenkomsten worden voorbereid door de kennispartners. Vervolgens is er een tweede periode van uitvoering in de gemeenten, gevolgd door weer een leerbijeenkomst. Op deze wijze zijn er in totaal drie ronden. Per gemeente en sturingsvorm zullen de activiteiten verschillen. Toch verwachten we qua karakter van de activiteiten wel overeenkomsten. In de tabel hieronder is dat in kernwoorden weergegeven. Bij de tweede leerbijeenkomst nodigen we een grotere groep van gemeenten en mogelijk ook externe partners van de gemeente uit om met hen ervaringen te delen en mee te laten denken.

Naast de ondersteuning door de kennispartners van de gemeente wordt er vanuit de drie kennispartners een klein team van drie personen samengesteld die de leerkringen voorbereiden en faciliteren. Dit team kan gesprekken voeren of vragenlijsten uitzetten onder de deelnemende gemeenten en ook bij externe partners van de gemeente. Zij doen dit om vanuit een zo objectief mogelijk totaaloverzicht bij te dragen aan de beantwoording van de onderzoeksvragen. Dit team bouwt gedurende de looptijd van het traject aan een publicatie en een video waardoor de resultaten met je gedeeld kunnen worden en later ook met andere gemeenten. Hiertoe verzamelt het team belangrijke ervaringen, tips en verwonderpunten in een logboek. 

Deze stap ziet er daarmee globaal als volgt uit: 

Uitvoering eerste periode

Sterke start maken, doel helder krijgen, aanpak ontwerpen
Eerste werksessies: prioriteiten, eerste acties, plan voor verdere aanpak

Eerste leerbijeenkomst Vergelijken van startsituaties, doelen en context
Onderlinge reflectie en advies op prioriteiten en aanpak

Uitvoering tweede periode

Verdiepen en verbreden, uitvoeren plan van aanpak
Team leerkring: eerste beelden intern en extern bij de onderzoeksvragen

 Tweede leerbijeenkomst

Voortgang en eerste beelden uitwisselen
Onderlinge reflectie en advies (bijsturen, aanvullen, aanpassen)
Uitwisseling/werksessie met een groep van geïnteresseerde gemeenten

Uitvoering derde periode

Afronden uitvoering bij gemeente door bureaus

Team leerkring: effecten nieuwe sturingsvorm en beoordeling door intern en extern betrokkenen

Derde leerbijeenkomst

 

Terugblik op traject uitwisselen
Onderlinge reflectie en advies voor vervolg

 
Stap 3. Delen van resultaten en ervaringen

In deze derde en laatste stap staat het delen van de resultaten en ervaringen centraal. In het gehele traject zijn de ervaringen al gedeeld, dit ronden we nu af door een publicatie eerst te bespreken en daarna af te ronden. Vervolgens organiseren we een breder seminar voor de leden van de VGS. We stellen voor niet alleen een publicatie op te leveren, maar ook een video waarin de ervaringen en resultaten van het traject zijn vastgelegd en worden toegelicht. De deelnemende gemeenten spelen daarin eveneens een rol.

Het uiteindelijke resultaat hiervan is een praktische publicatie over de introductie en versterking van sturingsvormen in gemeentelijke organisaties, met daarin tips en praktische voorbeelden. Door brede deelname aan het seminar worden de resultaten breed bekend en gedeeld onder gemeentesecretarissen.

De planning van dit traject is als volgt samen te vatten:

  • Maart 2021                                                        aankondiging traject
  • April 2021                                                          deelnemende gemeenten bekend
  • Mei 2021                                                            startbijeenkomst
  • Q2 2021 ev                                                         leerkringen en uitvoering bij deelnemende gemeenten
  • Q2 2022                                                              afrondend seminar

Voor nadere informatie kun je contact opnemen met het VGS-bureau (06-42416030) of met onderstaande contactpersonen van de kennispartners:

BMC                                       : Michel Wolters              - 06-15479384 of michel.wolters@bmc.nl

Rijnconsult                           : Marcella Rijkschroeff    - 06-27428519 of marcella.rijkschroeff@rijnconsult.nl

PwC/TeunisseAdvies BV  : Peter Teunisse                - 06-51504610 of peter@teunisseadvies.nl


Aanmelden voor deelname
U kunt uw gemeente voor deelname aanmelden bij: ingrid@gemeentesecretaris.nl (06-42416030)

Vermeld bij uw aanmelding:

  • Naam van uw gemeente en contactpersoon en gegevens voor deze aanmelding.
  • Sturingsvorm die u wilt introduceren of versterken.
  • Korte schets van de aanleiding en motivatie om deel te nemen in maximaal 250 woorden.


Korte beschrijving per kennispartner
 

BMC
In 1986 is BMC opgericht vanuit de overtuiging dat de bedrijfsvoering binnen de overheid kon worden verbeterd. In meer dan 30 jaar is BMC uitgegroeid tot een gerenommeerd adviesbureau en hebben wij samen met onze opdrachtgevers veel bijzondere verbeterpraktijken ontwikkeld.

BMC draagt bij aan het realiseren van effectieve, krachtige oplossingen voor uitdagingen in de publieke sector. Met raad en daad: advies dat anticipeert op nieuwe ontwikkelingen én praktische implementatie. Hierbij staat het maatschappelijk resultaat voor de inwoner, de leerling en de cliënt centraal. We gaan voor meetbare en merkbare impact. We zijn dan ook een organisatieadviesbureau met een sterke combinatie van kennis, nieuwsgierigheid, een frisse blik en gerichtheid op oplossingen die verschil maken en aansluiten bij dat wat nodig is in de praktijk. Van de keukentafel tot aan de regiotafel.

We hebben theoretische en praktische kennis over gemeentelijke organisatieverandering, leiderschap, inrichting en sturing: van secretarie- en dienstenmodel tot zelforganisatie en opgavesturing. De goede dingen doen en die dingen goed doen. Dat is misschien wel de meest simpele beschrijving van een krachtige, fitte gemeente die klaar is voor de toekomst.

Rijnconsult
Wat is de rol van een publieke organisatie? En met welke partners werken zij samen aan allerlei weerbarstige vraagstukken? Hoe wordt deze samenwerking ingericht? Wat structureert ketens en netwerken? En hoe beïnvloedt dit de samenwerking en het behalen van resultaten? En waarom nemen de kosten eigenlijk niet af door samen te werken? Dit zijn typisch vragen waarmee adviesbureau Rijnconsult door haar relaties wordt benaderd.

Publieke organisaties zoals gemeenten krijgen steeds meer verantwoordelijkheden. Stelselwijzigingen zoals de Omgevingswet en de transformatie in het Sociaal Domein gaan gepaard met maatschappelijke ontwikkelingen zoals digitalisering, de energietransitie en de integratie van statushouders. De nieuwe ontwikkelingen vragen om effectieve samenwerkingsverbanden, efficiënte dienstverlening, meer regie (en minder zelf doen) en wendbare, klantgerichte organisaties. Dat vraagt veel van de mensen die bij deze organisaties werken. Rijnconsult helpt organisaties al meer dan 40 jaar op het gebied van procesverbetering, organisatieontwikkeling en samenwerken in ketens en netwerken. Onze aanpak is pragmatisch en mensgericht.

PwC / TeunisseAdvies
Al sinds de jaren negentig heeft PwC veel gemeenten bijgestaan bij organisatieontwikkeling vanuit de rol van adviseur en accountant. Daarbij zien we een trend dat maatschappelijke opgaves steeds complexer zijn geworden en er meer maatschappelijke partners zijn betrokken. De opgaven worden in een ecosysteem van publieke en private partners opgepakt. De rol en het takenpakket van de overheid is daarmee meer hybride geworden. De rol van gemeenten is sterk veranderd en ook de manier van organiseren, sturen en de competenties. Dat zien wij ook terug in onze dienstverlening waarin opgavegericht werken, netwerksturing, ketensamenwerking, agile en scrum werkwijze en de mogelijkheden van digitalisering worden vertaald in de structuren, processen en systemen, maar vooral ook in gedrag, vaardigheden en manier van werken voor bestuurders, management en medewerkers. Bij deze verandering helpen wij zowel bij het organiseren van de samenwerking tussen publieke partners en instellingen onderling en met de private sectoren, maar ook met de transformatie voor gemeenten in primaire processen en bij verandering van de bedrijfsvoering. Deze processen vloeien steeds meer in elkaar over door data en digitalisering, maar ook door andere financiële arrangementen veranderen de werkwijzen sterk.

PwC draagt deze opdracht per 01 mei 2021 over aan Peter Teunisse, die sinds 1998 bij PwC heeft gewerkt als verantwoordelijke Sr Director voor de adviestak aan gemeenten en provincies. Hij was vele jaren de kennispartner namens PwC voor de VGS. Vanaf 01 mei 2021 zal hij zijn werkzaamheden voortzetten in TeunisseAdvies B.V. Een adviesbureau voor strategie- en organisatievraagstukken in de Publieke sector.